Minu esimesed praktikapäevad oli kohe aasta algul. Kahjuks jäin aga pärast seda haigeks ning seetõttu polnud võimaline varem sissekandeid blogisse tegema.
Minu praktika kohaks on Eesti Töötukassa Võrumaa osakond ning minu praktikat juhendab Gea Meriste, kes on Võrumaa osakonna infospetsialist. Infospetsialistina on tema kõige rohkem informatsiooni kogu osakonna töö ning toimimise kohta.
Esimesel praktikapäeval tutvusin ma Gea ametijuhendiga, et saada paremat ülevaadet tema põhilistest tööülesannetest. Lisaks jälgisin lihtsalt kõrval tema tööd ning tegemisi.
Infospetsialisti peamised tööüleasnended on:
- klientide esmane teavitamine töötukassa pakutavatest teenustest, toetustest ja hüvitistest ning nende saamise tingimustest (sh vajalikest toimingutest ja nõutavatest dokumentidest);
- tööd otsivate inimeste suunamine nõustamisele ning konsultantide vastuvõtukalendrites aegade broneerimine;
- osakonna / büroo infotelefoni ja e-posti haldamine ning päringutele vastamine / vastamise korraldamine ning informatsiooni edastamine;
- infostendidel asja- ja ajakohase teabe, infomaterjalide jms olemasolu tagamine;
- posti avamine, sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimine dokumendihaldussüsteemis ning dokumendiringluse tagamine vastavalt kehtivatele regulatsioonidele;
- teenuseosutajatelt vajalike dokumentide (osavõtulehed, arved, praktikapäevikud, deklaratsioonid jms) kogumine ja kontrollimine;
- dokumentide ettevalmistamine ja koostamine oma tegevusvaldkonnas;
- dokumentide arhiveerimine ja dokumendihoidlasse paigutamine (sh vastuvõtmis-üleandmisakti allkirjastamine), dokumendihoidla korrashoiu tagamine;
- vajadusel bürootarvete tellimine ja väljastamine.
Teisel praktikapäeval 03.01. oli mul võimalus proovida täita Gea tööülesandeid. Tööpäev algab 8.00 ning klientide vastuvõtt 8.15. Kell 8.15 tuleb avada osakonna uks, et kliendid saaksid siseneda. E, K, N olin praktikal 8.00-16.00 ning T 8.00-18.00 ja R 8.00-15-00. Kuna Gea ametikoht asub kohe ukse juures (tegu on infolauaga), siis peab ta oma tööpäeva jooksul ütlema igale sisenevale ja lahkuvale kliendile "tere" ja "head aega". Minu arvates on see väga väsitav.
Lisaks tuleb vastata ka infolaua telefonile, kuhu inimesed helistavad, et saada informatsiooni teenuste ja toetuste kohta või soovivad endale vastuvõtuaega mõne osakonna konsultandi juurde. Enamasti pakutakse klientidele konsultatsiooni aega vastavalt graafikus olevatele vabadele aegadele. Vahel soovivad kliendid kindla konsultadi juurde tagasi tulla, kui nad on varasemalt tema juures käinud ning võimaluse korral püüab Gea ka neile sobiva aja leida. Kuid kui antud konsultandi juurde aega pakkuda pole, suunatakse klient ikkagi teise konsultandi vastuvõtule.
Infotelefonile vastamiseks on kindel lause, mida algul oli päris raske öelda. "Tere, Eesti Töötukassa Võrumaa osakonna infospetsialist Gea kuuleb!" Lause on pikk ja lohisev ning kui pead seda päeva jooksul kümneid ja kümneid kordi ütlema siis minul läks algul ikka päris mitu korda sassi.
Lisaks telefonile vastamisele ning osakonda tulevate klientide abistamisele on vaja tegeleda ka postiga. Postiljon tuleb osakonda tavaliselt kümne ja üheteistkümne vahepeal, mis tähendab, et selleks ajaks peavad olemas kõik dokumendid korrastatud ning korrektselt ümbrikutesse paigutatud ja ümbrikud peavad olema kleepsutatud ehk nende peal peavad olema õiged aadressid. Enamik dokumente, mis on seotud hüvitiste, toetuste ja taotlustega edastatakse Eesti Töötukassa keskkontorisse, mis asub Tallinnas.
04.01. tutvusin ma protseduurireeglitega, mis on vajalikud erinevate dokumentide sisestamiseks süsteemidesse. Peamiselt on kasutusel kaks süsteem empis ja alfresco. Empis on süsteem, mida kasutab kogu Töötukassa, tegu on kliendihaldussüsteemiga, kus on kõik andmed ja informatsioon. Alfresco on dokumendihaldussüsteem, kuhu lisatakse kõik vajalikud dokumendid, mis tulevad, kas käsipostiga või mida koostavad Töötukassa töötajad. Antud süsteemis allkirjastatakse kõik teenustele suunamisega seonduvad dokumendid. Kõigi süsteemide käsitlemiseks on protseduurireeglid, mis õpetavad töötajat, kuidas antud süsteemi dokumente lisada, kuidas neid allkirjastada ning kuidas lisainformatsiooni lisada.
Sellised olid minu esimesed praktikapäevad töötukassa infospetsialisti praktikandina.
Kommentaare ei ole:
Postita kommentaar