25.02-28.02

Tere taas!

Seoses tervisliku seisundi ebastabiilusega lõpetasid oma praktika alles kuu lõpus. Viimased neli päeva olid väga sisukad ja möödusid töötähe all.

Igapäeva töö on üldiselt sama, klientide teenindamine, vastuvõtuaegade planeerimine, klientide suunamine konsultantide juurde jpm. Infospetsialist kontrolli ka kliendi andmed, kas on olemas arvelduskontonumber ja elukoha aadressi.
Lisaks, kuna oli kuu lõpp siis tegelesime jällegi ka arhiveerimisega. Arhiveerimisega tegeleb infospetsialist jooksvalt klientide teenindamisega vaheldumisi. Dokumentide numbrid kontrollitakse ning järjestatakse. Järjestamine toimubki dokumendi numbri järgi arvulises järjekorras. Arhiveerides koostatakse ka wordi dokument, kus on kõik sissetulnud töövõimehindamise taotlused, mis on saabunud e-posti, käsiposti või e-töötukassa kaudu. Antud fail koostatakse süsteemist võetud loetelu abil, igale dokumendile tehakse failis märge, mil viisil on antud dokument esitatud. E-töötukassa kaudu saabunud töövõimehindamise taotlust ei prindita vaid see lisatakse arhiivi tabelisse.
Mulle on hakanud väga meeldima klientide teenindamine ja esmatasandi nõustamine, niisiis sel ajal kui Gea tegeles arhiivi koostamisega, tegelesin mina kõigi klientidega, kes infoletti pöördusid.
Esmatasandinõustamine nõuab palju teadmisi ning polegi nii lihtne nagu ma esmapilgul arvasin. Selline töö nõuab täpsust, kohusetundlikust ja teadmisi kõigist teenustest, mida Töötukassa pakub. Ja mitte ainult teenustest, vaid ka toetustest, kordadest ja seadustest. Selline töö on väga huvitav ja mitmekülgne.

Suur aitäh Geale, et mul oli võimalik need mõned nädalad tema kõrval õppida ja areneda.

01.02.2019 praktikapäev/strateegiapäev

Tere taas!

01.02.2019 oli mul võimalus osaleda Eesti Töötukassa Võrumaaosakonna strateegiapäeval.
Sel korral toimu strateegiapäev Võru Instituudis. Haigestumiste tõttu ei olnud kahjuks kogu osakond kohal, kuid enamus siiski. Strateegiapäev algas 2018 aasta kokkuvõttega, kus räägiti statistikast ja numbritest, milline on töötusemäär, teenusel osalenute hulk, toetavate teenustega tööle asunute arv.
Pärast statistilise osa lõppu algas meeskonnatöö. Igale tiimile (tiimid olid 4-5 liikmelised) anti erinevad teemad, mida nad pidid arutama. Teemad oli seotud igapäevatööga ning sellega kaasnevate takistustega. Võimalus oli kõigil oma mõtteid ja ideid kirja panna ning koos kolleegidega arutada. Teemad olid erinevad, näiteks hõives püsimise toetamine, töötuse vähendamine, tööandjatega koostöö suurendamine, töötuna arveoleku perioodi lühendamine ja palju muud.
Kõik ideed ja ettepanekud endastas juhataja pärast strateegiapäeva toimumist keskkontorisse.
Lisan siia ka mõned pildid, strateegiapäevast.

28.01-31.01

Tere taas!

Kuna aeg on möödunud kiiresti ja jälle on alanud uus nädal püüan anda edasi eelmise nädala praktikapäevad.
Igapäeva töö on üldiselt sama, klientide teenindamine, vastuvõtuaegade planeerimine, klientide suunamine konsultantide juurde jpm.
Uue asjana sain infospetsialisti kõrvalt jälgida veel ühte tööüleannet, mida seni polnud näinud. Iga nädala lõpus arvestab infospetsialt karjäärinõustamisel osalenud klientide sõidu/majutustoetuse. Arvestatakse vahemaa elukohast nõustamise toimumispaika delfikaardi alusel. Infospetsialist kontrolli ka kliendi andmed, kas on olemas arvelduskontonumber ja elukoha aadress. Grupinõustamise puhul läheb osalusleht keskkontri arhiivi, individuaalsel nõustamisel jääb osalusleht osakonna arhiivi.
Mulle on hakanud väga meeldima klientide teenindamine ja esmatasandi nõustamine. Olen palju rohkem enda jaoks selgeks saanud töövõimereformi ning kellega kaasnenud muudatused. On selgelt näha, et paljude inimeste jaoks on antud reform endiselt arusaamatu ning peamised info küsimised ongi seotud töövõimereformiga ehk täpsemalt vähenenud töövõimega inimestele mõeldud teenuste ja toetusega.
infospetsialist ongi Töötukassas esmatasandi nõustaja ning leian, et see on üks olulisemaid ametikohti Töötukassa osakondades.

Praktikanädal 21.01.-25.01.

Eelmine praktika nädal oli töine ja tihe.

Esmaspäeva hommikul alustasime arhiveerimisega. Kõik töövõimehindamise dokumendid arhiveeritakse kord kuus.
Arhiveerimisega tegeleb infospetsialist jooksvalt klientide teenindamisega vaheldumisi. Dokumentide numbrid kontrollitakse ning järjestatakse. Järjestamine toimubki dokumendi numbri järgi arvulises järjekorras. Arhiveerides koostatakse ka wordi dokument, kus on kõik sissetulnud töövõimehindamise taotlused, mis on saabunud e-posti, käsiposti või e-töötukassa kaudu. Antud fail koostatakse süsteemist võetud loetelu abil, igale dokumendile tehakse failis märge, mil viisil on antud dokument esitatud. E-töötukassa kaudu saabunud töövõimehindamise taotlust ei prindita vaid see lisatakse arhiivi tabelisse.
Jooksvalt teenindasind kliente ning aitasin arhiveerimise juures.
Teisipäeva hommik algas koosolekuga, kus arutati uue aasta plaane ja tegevus, mis võiksid osakonnas toimuda. Lisaks räägiti ka plaanitavatest muudatustest.
Koosolek lõppes kell 9.00 ning jätkus tavapärane tööpäev. Kliente oli palju ning tööd jagus kogu päevaks. Jooksvalt koostasime posti ning märkisime tabelisse postiga edastatud avalduste ja taotluste numbrid, et oleks võimalik hiljem vajadusel kontrollida, kas antud dokument on edastatud keskkontorile või mitte.
Lisaks väljastab infospetsialist tõendeid töötuna arveloleku kohta, kui isikul on vaja seda esitada kohaliku omavalituse sotsiaaltöötajale, kriminaalhooldusametnikule või kui isikul on alla 21 aastane laps kes õpib, siis on lapsel võimalik taotleda õppetoetust.
Antud tõendi väljastame süsteemi kaudu kliendi andmete alusel. Antud tõendit ei ole vaja väljastada tihti, sest enamasti piisab KOV'i sotsiaaltöötajale ja kriminaalhooldusametnikule kliendi numbrist, mis on märgitud väiksele meelespea lehele koos järgmise pöördumise ajaga.
Jooksvalt tegelesime ka töövõimehindamise taotluste arhiveerimisega.
Kolmapäeval alustasin mina arhiveerimise jätkamisega, alustasin esimeste juba arhiveeritud dokumentide kastidesse paigustamist. Antud kastid saadetakse Tallinnas asuvasse suurde arhiivi, sest osakonna väike arhiiv neid ära ei mahuta. Kastidesse pannakse dokumendid numbri järestusega ehk teisisõnu kronoloogilises järjekorras, sest järjekorra number muutub üle Eesti. Kui üks taotlused on näiteks TVH-12 siis järgmine võib olla juba TVH-46.
Jooksvalt suunasime kliente õigete konsultantide juurde ning panime vastuvõtu aegasid töötuna arvele tulekuks ja töövõime hindamise läbi viimiseks.
Neljapäeval jätkasime arhiveerimisega. Ma poleks uskunud, et tegelikult kuu ajaga koguneb nii palju töövõimehindamise taotlusi ning nende arhiveerimine võtab nii kaua aega. Unustasin ka lisada, et iga töövõimehindamise taotlus pannakse eraldi ümbrikku, kuhu peale läheb spetsiaalne prinditud kleeps, millele on märgitud taotluse number ja kuupäev.
Jooksvalt teenindasime loomulikult ka kliente, kahekesi sujus päev lihtsasti.
Reedel hakkasime viimaseid taotlusi kastidesse panema ning kastidele kleepse tegema. Kleepsudele, mis pannakse kastidele, läheb kastis olevate taotluste numbrite vahemiks ehk siis näiteks TVH-34 - TVH-98 ning kuupäev ja aadress, kuhu kast saadetakse.
Olenemata slelest, et Eesti on e-riik on siiski paberitööd endiselt väga palju.

Praktikapäevad 15.01. - 18.01.

15.01

Hommik algas arvuti avamise ja süsteemi sisselogimisega. Tööpäeva jooksul on koguaeg avatud konsultantide kalender, kus on võimalik vaadata klientide vastuvõtu aegu ning vajadusel panna klientidele vastuvõtuaeg sobiva konsultandi juurde. Lisaks on avatud ka postkast, mida tuleb jälgida ning vajadusel kirjadele vastata või neid edasi saata. 

8.15 avasime ukse, sest sellest kellaajast algab vastuvõtt. Infoletis töötades püüame igat sisse tulevat klienti tervitada ning lahkudes head aega soovida. Vajadusel suuname neid ka õige konsultandi juurde, et konsultandil oleks lihtsam ja ei klient ei peaks mööda osakonda uitama, et leida õigest konsultanti.
Kliendid olid meeldivad ja päev möödus ilma suuremate takistusteta. Nägin, et mida sõbralikum ja rõõmsameelsem on teenindaja, seda sõbralikumad on ka kõige kehvemas tujus kliendid.

16.01

Teenindasin kolmapäeval ka ise kliente. Klient pöördus minu poole sooviga teha töövõime hindamist. Antud soovi korral peab küsima täpsustavaid küsimusi. Olulisteks küsimusteks on siinkohal järgnevad:

Kas tegu on esmakordse töövõime hindamisega või korduvhindamisega? (Põhjus, miks seda küsima peab on lihtne. Korduvhindamise korral on kindel periood, kuuaega enne vähenenud töövõime perioodi lõppu 5-20 kuupäevani, mille jooksul peab klient hindamisel käima või selle tegema).

Kas klient soovib täita töövõime hindamise ise või soovib tulla juhtumikorraldaja juurde? (Kõik kliendid ei soovi või ei oska iseseisvalt töövõimehindamise küsimustikku täita, mistõttu on neil võimalus tulla Töötukassa juhtumikorraldaja juurde töövõimehindamisele, kus hindamine toimub intervjuu vormis.)

Kui klient aga soovib töövõime hindamise küsimuslikku täita ise, siis on selleks kaks võimalust. Üks võimalus on täita raamat ning esitada see kas posti teel või ise kohale tuues Töötukassa maakondlikku osakonda. Teine võimalus on see teha aga interneti teel, kus ID-kaardiga sisse logides on võimalik esitada töövõime hindamine. 

Kui klient soovib tulla töövõime hindamist tegema Töötukassa juhutumikorraldaja juurde tuleb talle leida sobiv vastuvõtu aeg. 

Lisaks tuleb kliendile koju kaasa anda eeltäitmiseks kaks lehte, kus ühel on palutud eeltäita tema andmed, nagu pangakonto number, e-posti aadress ja telefoninumber ning teisel lehel on palutud välja tuua kõik arstid kelle juures on ta viimase 6-12 kuu jooksul käinud ning lisaks ka külastamise aeg kuu täpsusega. 

Klientide teenindamise vahel tuleb tegeleda ka postiga. Kõik toetuste ja hüvitiste taotlused saadetakse Tallinnasse Töötukassa keskkontorisse, kus toimub menetlemine. Kõigil saadetud taotlustel on oma dokumendi number, mis sisestatakse koos väljastamise kuupäevaga wordi dokumenti. Selline ülevaate hoidmine annab vajadusel võimaluse kontrollida, kas ja millal on dokument väljastatud. Lisaks keskkontorile edastame ka puude raskuskastme tuvastamise taotluse sotsiaalkindlustusametile. 

Kella poole üheteist ajal tuli postiljon, eks võttis väljasaatmiseks mõeldud posti ning tõi meile ajalehed ja kirjad. 

Kirjad avatakse infoletis, kui need ei ole adreseeritud kindlale töötajale. 

Päev jätkus klientide teenindamisega, kell 12.00 läksime lõunale.

Pärast lõunat jätkasime tööga. Minul oli võimalus arhiveerida klientide dokumente, kelle arvelolek oli lõppenud. Konsultandid toovad kliendi toimiku pärast arveloleku lõpetamist infospetsialistile, kes selle arhiveerib. Arhiveerimine käib arveloleku lõpetamise kuupäeva järgi. Kuigi konsultant märgib toimikule arveloleku perioodi ehk millal klient arvele tuli ning mis kuupäevaga arvelolek lõpetati, kontrollib infospetsialist antud kuupäevad süsteemist üle, et ei tekib kogemata vigu või eksimusi.

Jooksvalt arhiveerisime toimikuid ning teenindasime kliente. 

Tööpäev lõppes kell 16.30, sest lõunat ei arvestada tööaja sisse. 

17.01

Neljapäeva hommik algas ikka samamoodi, süsteemi sisselogimine ja 8.15 ukse avamine.

Hommikul käis klient, kellel oli mure, sest ta oli ära kaotanud oma töövõimekaardi. Selleks võtsime kliendi andmed: nimi, isikukood, telefoni number. Edastame antud andmed keskkontorisse, kus väljastatakse uus töövõimekaart. 

Seoses töövõime hindamise ning töövõimetoetustega:

Infospetsialisti ülesandeks on ka otsuste käsipostiga edastamine kliendile. Kliendil on õigus valida, kuidas ta soovib kätte saada töövõime hindamise ja töövõimetoetuse otsust. Kui ta valib, et soovib seda postiga koju, siis edastab juhtumikorraldaja infospetsialistile töövõimehindamise otsuse paberkandjal ning infospetsialist paneb selle koos aadressilehega ümbrikusse ning annab selle üle postiljonile. 

Lisaks tellisime Geaga osakonna veeautomaatidesse uued veepudelid ning valmistasime ette kontoritarvete tellimust. Enne kontoritarvete tellimist küsitakse kõigilt töötajatel, kas neil on midagi tarvis ning kui kõik tellimused on edastatud tellitakse kontoritarbed. Vastavalt vajadusele tellitakse igapäev kell üheksa ka toit osakonda. 

Täna toodi sotsiaalkindlustusametist dokumendid ning ta viis klienti edastasid töövõime hindamiseks täidetud raamatu. Kõigile dokumentidele läheb peale tempel "SISSETULNUD+kuupäev"

Kui osakonda tuuakse töövõime hindamise raamat, siis annab infospetsialist antud info edasi juhtumikorraldajale, kellel on valvepäev, et tema antud raamatu sisestaks. 

Osakonda pöördus klient, kes palus abi, et ta saaks e-töötukassa kaudu kandideerida. Ta polnud aga seda varem teinud ning seetõttu vajas ta abi. Meil on olemas osakonnas üldkasutatavad arvutid, mis on klientidele kasutamiseks. Mina läksin koos kliendiga ning juhendasin teda antud toimingu juures, et järgmistel kordadel saaks ta antud toiminguga iseseisvalt hakkama. Kuna kõigil klientidel ei ole isikliku arvuti kasutus võimalust, siis on neil võimalik vajalikke toiminguid teha töötukassa üldkasutatavas kliendi arvutis. Vahel soovivad kliendid kandideerimisdokumente edastada või teha töövõime hindamist elektroonselt või ka e-töötukassa kaudu teha töötuna arvele tuleku avaldus. 

Ülejäänud päev möödus rahulikult, kliente suunates, infotelefonile vastates ja klientide soovil töötuna arvelevõtuks, töövõime hindamiseks, karjäärinõustamiseks või muud pöördumiseks aegu pannes.

18.01.

Reedel algas päev ikka samamoodi. Lisaks alustasime  hommikul eelinfo koostamisega. Eelinfo on meie ühissüsteemi ülesminev informatsioon järgmisel nädalal kontrist eemal olevate töötajate kohta. Kui keegi viibib koolitusel, puhkusel, messil või muul üritusel teavitab ta sellest infospetsialisti, kes edastav kokku komplekteeritud informatsiooni keskkontori töötajale, kes paneb antud teavitused intranetti üles. Selline töökorraldus on kasulik, sest nii on ka teiste maakondade töötajad teadlikud, et keegi on majast väljas ning nad teavad, et temaga pole võimalik kontakti saada.
Klientide teenindamine toimus sujuvalt päeva jooksul ning sain ka palju telefonile vastata, aegu broneerida ja lihtsalt klientidele informatsiooni edastada vastavalt nende küsimustele.
Minu praktika on igati huvitav ning annab mulle uusi teadmisi.

Praktika 02.01.2019-04.01.2019

Minu esimesed praktikapäevad oli kohe aasta algul. Kahjuks jäin aga pärast seda haigeks ning seetõttu polnud võimaline varem sissekandeid blogisse tegema.

Minu praktika kohaks on Eesti Töötukassa Võrumaa osakond ning minu praktikat juhendab Gea Meriste, kes on Võrumaa osakonna infospetsialist. Infospetsialistina on tema kõige rohkem informatsiooni kogu osakonna töö ning toimimise kohta.
Esimesel praktikapäeval tutvusin ma Gea ametijuhendiga, et saada paremat ülevaadet tema põhilistest tööülesannetest. Lisaks jälgisin lihtsalt kõrval tema tööd ning tegemisi.
Infospetsialisti peamised tööüleasnended on:

•   klientide esmane teavitamine töötukassa pakutavatest teenustest, toetustest ja hüvitistest ning nende saamise tingimustest (sh vajalikest toimingutest ja nõutavatest dokumentidest);
• tööd otsivate inimeste suunamine nõustamisele ning konsultantide vastuvõtukalendrites aegade broneerimine;
•  osakonna / büroo infotelefoni ja e-posti haldamine ning päringutele vastamine / vastamise korraldamine ning informatsiooni edastamine;
• infostendidel asja- ja ajakohase teabe, infomaterjalide jms olemasolu tagamine;
• posti avamine, sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimine dokumendihaldussüsteemis ning dokumendiringluse tagamine vastavalt kehtivatele regulatsioonidele;
• teenuseosutajatelt vajalike dokumentide (osavõtulehed, arved, praktikapäevikud, deklaratsioonid jms) kogumine ja kontrollimine;
• dokumentide ettevalmistamine ja koostamine oma tegevusvaldkonnas;
• dokumentide arhiveerimine ja dokumendihoidlasse paigutamine (sh vastuvõtmis-üleandmisakti allkirjastamine), dokumendihoidla korrashoiu tagamine;
• vajadusel bürootarvete tellimine ja väljastamine.

Teisel praktikapäeval 03.01. oli mul võimalus proovida täita Gea tööülesandeid. Tööpäev algab 8.00 ning klientide vastuvõtt 8.15. Kell 8.15 tuleb avada osakonna uks, et kliendid saaksid siseneda. E, K, N olin praktikal 8.00-16.00 ning T 8.00-18.00 ja R 8.00-15-00. Kuna Gea ametikoht asub kohe ukse juures (tegu on infolauaga), siis peab ta oma tööpäeva jooksul ütlema igale sisenevale ja lahkuvale kliendile "tere" ja "head aega". Minu arvates on see väga väsitav. 

Lisaks tuleb vastata ka infolaua telefonile, kuhu inimesed helistavad, et saada informatsiooni teenuste ja toetuste kohta või soovivad endale vastuvõtuaega mõne osakonna konsultandi juurde. Enamasti pakutakse klientidele konsultatsiooni aega vastavalt graafikus olevatele vabadele aegadele. Vahel soovivad kliendid kindla konsultadi juurde tagasi tulla, kui nad on varasemalt tema juures käinud ning võimaluse korral püüab Gea ka neile sobiva aja leida. Kuid kui antud konsultandi juurde aega pakkuda pole, suunatakse klient ikkagi teise konsultandi vastuvõtule. 

Infotelefonile vastamiseks on kindel lause, mida algul oli päris raske öelda. "Tere, Eesti Töötukassa Võrumaa osakonna infospetsialist Gea kuuleb!" Lause on pikk ja lohisev ning kui pead seda päeva jooksul kümneid ja kümneid kordi ütlema siis minul läks algul ikka päris mitu korda sassi. 

Lisaks telefonile vastamisele ning osakonda tulevate klientide abistamisele on vaja tegeleda ka postiga. Postiljon tuleb osakonda tavaliselt kümne ja üheteistkümne vahepeal, mis tähendab, et selleks ajaks peavad olemas kõik dokumendid korrastatud ning korrektselt ümbrikutesse paigutatud ja ümbrikud peavad olema kleepsutatud ehk nende peal peavad olema õiged aadressid. Enamik dokumente, mis on seotud hüvitiste, toetuste ja taotlustega edastatakse Eesti Töötukassa keskkontorisse, mis asub Tallinnas. 

04.01. tutvusin ma protseduurireeglitega, mis on vajalikud erinevate dokumentide sisestamiseks süsteemidesse. Peamiselt on kasutusel kaks süsteem empis ja alfresco. Empis on süsteem, mida kasutab kogu Töötukassa, tegu on kliendihaldussüsteemiga, kus on kõik andmed ja informatsioon. Alfresco on dokumendihaldussüsteem, kuhu lisatakse kõik vajalikud dokumendid, mis tulevad, kas käsipostiga või mida koostavad Töötukassa töötajad. Antud süsteemis allkirjastatakse kõik teenustele suunamisega seonduvad dokumendid. Kõigi süsteemide käsitlemiseks on protseduurireeglid, mis õpetavad töötajat, kuidas antud süsteemi dokumente lisada, kuidas neid allkirjastada ning kuidas lisainformatsiooni lisada.

Sellised olid minu esimesed praktikapäevad töötukassa infospetsialisti praktikandina.